Getuigenis van het gemeentebestuur van Herselt

Home Getuigenis van het gemeentebestuur van Herselt

Het gemeentebestuur van Herselt heeft gekozen voor IPEX-Send om de volledige verzending van zijn documenten te digitaliseren en te automatiseren.

Kan u uw organisatie kort voorstellen en uw rol binnen de dienst toelichten?

Ik ben boekhouder bij lokaal bestuur Herselt,  Herselt is een gemeente in de Kempen met ongeveer 14.500 inwoners. 

Hoe is de verzending van documenten vandaag georganiseerd binnen jullie lokaal bestuur?

Waar mogelijk gebeurt dit via mail,  voor verzending via de post werken wij samen met Bpost en sinds 2025 ook met Ipex,  en dit specifiek voor de verzending van post in bulk (uitgaande facturen). 

Collection and delivery of your mail - Collecte et envoi de courrier - ophaling en bezorging van uw bedrijfspost

Hoe verliep dit proces vroeger, en wat waren toen de grootste uitdagingen?

De verzending van post in bulk,  in dit geval de uitgaande facturen van verschillende diensten, gebeurde manueel,  door een medewerker die de geleverde prestaties in het facturatiepakket invoerde. 

Dit was zeer tijdrovend,  de facturen moesten afgedrukt worden in pdf en individueel in enveloppen gestoken worden om daarna op te sturen via Bpost. 

Waarom zijn jullie op zoek gegaan naar een oplossing voor dit proces?

  • Het volume van uitgaande facturen (gemiddeld 350 facturen per maand) 
  • De aard van de dienstverlening (maaltijdenbedeling, pedicure, klusjesdienst),  vooral gericht aan een ouder publiek die dikwijls niet over email beschikken,  dus verzending op papier is te prefereren.

Zoals hierboven vermeld was het zeer tijdrovend om dit manueel in eigen beheer te doen. 

Waarom hebben jullie gekozen voor IPEX-Send ?

Wij hebben verschillende pistes onderzocht en stelden vast dat IPEX ons de dienstverlening kon bieden die wij specifiek nodig hadden en dit aan een correcte prijs. De accountmanager van IPEX heeft ons ook van in het begin duidelijke en correcte informatie bezorgd.

Welke types documenten versturen jullie vandaag via IPEX-Send, en over welke volumes gaat het ongeveer (maandelijks/jaarlijks)?

Wij versturen zoals reeds eerder gezegd gemiddeld 350 aparte documenten per maand,  dit betreffen uitgaande facturen van 1 tot 2 pagina’s per factuur/verzending. 

Hoe verloopt het verzenden van documenten via IPEX-Send in de praktijk?

Het facturatiepakket zorgt voor een bestand met daarin alle facturen individueel en in pdf formaat,  deze pdf’s worden opgeladen in het portaal van IPEX en worden dan door IPEX per post verzonden.  Heel simpel en heel snel dus.

Welke concrete voordelen merken jullie vandaag, en wat betekent dit voor de werking van jullie dienst en medewerkers?

Wij moeten zelf niet meer instaan voor aankoop van papier en enveloppen voor de verzending,  en het opladen van de facturen en klaarzetten in het portaal neemt ongeveer 5 minuten in beslag,  een grote tijdswinst dus.   

Hierdoor kunnen onze medewerkers kunnen de vrijgekomen tijd nu voor andere zaken gebruiken.

Hoe ervaren jullie de samenwerking en ondersteuning vanuit IPEX?

Dat is van in het begin vlot verlopen,  er was individuele begeleiding vanuit IPEX (klantendienst,  ontwikkeling en accountmanager) om te zorgen dat de lay-out van onze facturen voldeed aan de normen om via IPEX verzonden te kunnen worden. 

Waar nodig heeft IPEX dit rechtstreeks afgestemd met de leverancier van onze facturatiesoftware. 

Welke evoluties of verbeteringen zien jullie voor de toekomst van digitale documentverzending binnen publieke administraties?

Het gebruik van IPEX voor mailings per post,  we hebben dit reeds 1 keer gedaan voor een mailing op basis van een adressenbestand.  Wij hebben een voorbeeldbrief in pdf en een adressenbestand in excel bezorgd aan IPEX,  en IPEX heeft gezorgd voor verzending. 

Het betrof hier een mailing van ongeveer 1.600 brieven,  hier is dus ook een aanzienlijke tijdswinst kunnen bekomen worden.  Dit nemen wij mee voor in de toekomst.