Témoignage Administration communale de Herselt

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L'Administration communale de Herselt a choisi IPEX-Send pour digitaliser et automatiser l'ensemble de ses envois de documents.

Pouvez-vous présenter brièvement votre organisation et expliquer votre rôle au sein du service ?

Je suis comptable au sein de l’administration locale de Herselt. Herselt est une commune de la région de la Campine comptant environ 14 500 habitants. 

Comment l’envoi de documents est-il organisé aujourd’hui au sein de votre administration locale ?

Lorsque cela est possible, l’envoi se fait par e-mail. Pour les envois postaux, nous collaborons avec Bpost et, depuis 2025, également avec IPEX, plus précisément pour l’envoi de courrier en masse (factures sortantes).

Collection and delivery of your mail - Collecte et envoi de courrier - ophaling en bezorging van uw bedrijfspost

Comment ce processus se déroulait-il auparavant et quels étaient les principaux défis ?

L’envoi de courrier en masse, en l’occurrence les factures sortantes de différents services, était effectué manuellement par un collaborateur qui encodait les prestations fournies dans le logiciel de facturation.

Cela demandait énormément de temps. Les factures devaient être exportées au format PDF puis placées individuellement dans des enveloppes avant d’être envoyées via Bpost.

Pourquoi avez-vous recherché une solution pour ce processus ?

  • Le volume des factures sortantes (en moyenne 350 factures par mois).
  • La nature des services proposés (distribution de repas, pédicure, service de petits travaux), principalement destinés à un public âgé qui ne dispose souvent pas d’adresse e-mail, ce qui rend l’envoi papier préférable.

Comme indiqué ci-dessus, la gestion manuelle de ce processus en interne était très chronophage.

Pourquoi avez-vous choisi IPEX-Send ? 

Nous avons étudié différentes possibilités et avons constaté qu’IPEX pouvait nous offrir précisément le service dont nous avions besoin, à un prix correct.  Dès le départ, le gestionnaire de compte d’IPEX nous a également fourni des informations claires et précises. 

Quels types de documents envoyez-vous aujourd’hui via IPEX-Send et quels sont les volumes concernés (mensuels/annuels) ?

Comme indiqué précédemment, nous envoyons en moyenne 350 documents distincts par mois. Il s’agit de factures sortantes de une à deux pages par facture/envoi. 

Comment l’envoi de documents via IPEX-Send se déroule-t-il concrètement ?

Le logiciel de facturation génère un fichier contenant toutes les factures individuelles au format PDF. Ces fichiers PDF sont téléchargés sur le portail IPEX, puis IPEX se charge de leur envoi postal. C’est donc très simple et très rapide.

Quels avantages concrets constatez-vous aujourd’hui et qu’est-ce que cela représente pour le fonctionnement de votre service et de vos collaborateurs ?

Nous ne devons plus nous charger de l’achat du papier et des enveloppes nécessaires aux envois, et le téléchargement des factures ainsi que leur préparation dans le portail prennent environ cinq minutes, ce qui représente un gain de temps considérable. Nos collaborateurs peuvent ainsi consacrer le temps dégagé à d’autres tâches.

Comment évaluez-vous la collaboration et le support fournis par IPEX ?

La collaboration s’est déroulée de manière fluide dès le début. Nous avons bénéficié d’un accompagnement personnalisé de la part d’IPEX (service clientèle, équipe de développement et gestionnaire de compte) afin de garantir que la mise en page de nos factures respecte les exigences nécessaires à leur envoi via IPEX. 

Lorsque cela était nécessaire, IPEX a coordonné directement les échanges avec le fournisseur de notre logiciel de facturation.

Quelles évolutions ou améliorations envisagez-vous pour l’avenir de l’envoi numérique de documents au sein des administrations publiques ?

L’utilisation d’IPEX pour les campagnes d’envoi postal. Nous l’avons déjà utilisé une fois pour une campagne basée sur un fichier d’adresses. Nous avons fourni à IPEX une lettre modèle au format PDF ainsi qu’un fichier d’adresses au format Excel, et IPEX s’est chargé de l’envoi. Cette campagne concernait environ 1 600 lettres, ce qui a également permis de réaliser un gain de temps considérable.

Nous comptons certainement poursuivre cette utilisation à l’avenir.