Beheer van post- en documentstromen: opties voor bedrijven
Voor sommige bedrijven kan het beheer van uitgaande bedrijfspost duur en tijdrovend zijn. Maar zij hebben verschillende opties voor het verzenden van een brief in binnen- en buitenland – en meer manieren om hun documenten te beheren.
Communicatie is essentieel. Niet alleen in persoonlijke relaties, maar ook in de zakenwereld: Succesvolle bedrijven in diverse sectoren houden contact met hun klanten om hen op de hoogte te brengen van recente ontwikkelingen of speciale aanbiedingen.
Maar naast marketing en public relations is ook de correspondentie tussen een onderneming en haar klanten, in de vorm van brieven of facturen, van vitaal belang. Het soort post dat postbedrijven dagelijks verwerken, verschilt van bedrijf tot bedrijf: Dienstverleners en andere bedrijven die geen fysieke producten verkopen, sturen over het algemeen meer transactionele documenten zoals rekeningafschriften, facturen, contracten, promotionele informatie of andere soorten correspondentie, terwijl onlinedetailhandelaren naast deze brieven eerder een groot aantal pakketten versturen.
Het volume van de uitgaande en inkomende post hangt ook sterk af van de grootte van het bedrijf, waarbij grote bedrijven een veel grotere en complexere documentenstroom moeten beheren dan kleine en middelgrote ondernemingen.
Waarom het van essentieel belang is bedrijfspost efficiënt te behandelen
Wat al deze bedrijven gemeen hebben, ongeacht hun omvang of bedrijfstak, is de behoefte aan een goed documentbeheer en een efficiënte manier om inkomende en vooral uitgaande bedrijfspost te verwerken. In het beste geval kunnen bedrijven zo de totale stroom van documenten en afzonderlijke brieven volgen en hun middelen dienovereenkomstig toewijzen.
Als het verwerken van bedrijfspost niet haalbaar is met interne middelen, kan het uitbesteden van delen van het proces, zoals uitgaande post, een haalbare strategie zijn om tijd en kosten te besparen. Afhankelijk van de dienstverlener kan dit zelfs innovatie in de algemene aanpak vergemakkelijken.
Business Post België: Welke diensten zijn er ter plaatse beschikbaar?
In België hebben ondernemingen drie belangrijke opties voor het uitbesteden van uitgaande bedrijfspost in verschillende stadia van de verwerking. De eerste bestaat erin het grootste deel van de inkomende en uitgaande post zelf af te handelen door het drukken van postetiketten en postzegels of door voorgedrukte postzegels ter beschikking te stellen. Zij kunnen de post dan afgeven bij de mailingdienstverlener of grote hoeveelheden laten ophalen.
Dit is vergelijkbaar met het “Collect and Stamp”-aanbod van bpost voor particuliere klanten en is ook beschikbaar bij zakelijke postdienstverleners zoals EasyPost. Deze optie is geschikt voor kleine ondernemingen met een klein volume transactionele documenten die dagelijks moeten worden gefrankeerd en verzonden.
Zodra de poststroom echter een kritisch punt overschrijdt, dreigt deze aanpak te veel bedrijfsmiddelen toe te wijzen aan een handmatige en repetitieve taak. Door uitbesteding kunnen bedrijven hun voordeel doen met de potentiële besparingen. Bovendien biedt het intern en handmatig verwerken van post geen extra documentbeheer, aangezien het traceren van afzonderlijke zendingen slechts optioneel en vaak niet gratis is.
Een tweede optie voor bedrijven met een grotere uitgaande poststroom is een frankeermachine. Bedrijven frankeren nog steeds zelf brieven, maar de machine vergemakkelijkt het frankeren van enveloppen door de juiste frankering te selecteren naar gelang van het gewicht, de omvang en de bestemming van de brief. Aangetekende brieven kunnen ook worden verzonden.
Het toestel vergemakkelijkt ook de facturering en betaling van portokosten, aangezien het de portokosten op maandelijkse basis consolideert in een directe bpost-factuur. Bedrijven kunnen er dan voor kiezen de gefrankeerde enveloppen af te geven bij een postkantoor of ze te laten ophalen door de dienstverlener. Net als bij de eerste optie blijft het bedrijf verantwoordelijk voor het beheer van de totale documentenstroom en de afzonderlijke brieven.
De frankeermachine vergemakkelijkt dus weliswaar een deel van het proces en maakt het efficiënter, maar biedt geen gestroomlijnde aanpak in zijn geheel.
Beheer van uitgaande en inkomende post
De derde en meest uitgebreide optie is de volledige uitbesteding van het postbeheer en de zakelijke documentenstroom aan een dienstverlener zoals IPEX Group. Dit maakt een veel meer gepersonaliseerde aanpak mogelijk, gebaseerd op de individuele behoeften van het bedrijf, en kan gaan van adres- en documentbeheer, over het afdrukken en frankeren van brieven en het verzenden ervan, tot het verwerken van inkomende post of zelfs het innen van betalingen.
Met een one-stop-shop die het hele proces bestrijkt, van het genereren van documentgegevens en het beheer van sjablonen tot de uiteindelijke verzending van bedrijfspost, kunnen bedrijven niet alleen interne middelen vrijmaken voor andere taken, maar hebben zij ook diverse mogelijkheden om hun documentenstroom te analyseren. Zo kunnen zij het optimalisatiepotentieel vaststellen, bijvoorbeeld welke communicatiekanalen waardevol zijn en welke niet de gewenste resultaten opleveren, of zelfs verder automatiseren of digitaliseren.
Afhankelijk van de gekozen oplossing op maat is het ook mogelijk individuele zendingen of documenten te volgen en te traceren, bijvoorbeeld door de Track & Trace link van bpost voor aangetekende zendingen in het IPEX-systeem te integreren. Aangezien dit de meest uitgebreide en geavanceerde van de drie opties is waarover ondernemingen beschikken om een brief in België te verzenden, is het gebruik van deze diensten het meest geschikt voor grote ondernemingen met complexe documentstromen en een groot volume aan brieven die dagelijks moeten worden verzonden.
Tarieven: brieftarieven
Met drie zeer verschillende opties voor de behandeling van uitgaande of zelfs inkomende bedrijfspost, lopen de prijzen sterk uiteen. Bij veel dienstverleners op de markt zijn de portokosten per brief afhankelijk van het totale volume van de te verzenden documenten – hoe meer, hoe lager het tarief per eenheid. Bedrijven als IPEX kunnen hun klanten de beste posttarieven aanbieden, ongeacht het volume: momenteel rekent IPEX Group 0,60 euro voor een standaard niet-prioritaire brief tot 20 gram.
Maar de prijs per brief hangt ook altijd af van wat is inbegrepen: diensten zoals tracering, personalisering, omslag, postoptimalisering, automatisering, beveiligde opslag en opties voor gegevensanalyse en inzicht, zoals adresbeheer en klantprofielen, voegen veel meer waarde toe dan alleen portokosten.
Duurzamer beheer van bedrijfsposten
Een ander voordeel van het gebruik van totaaloplossingen zoals IPEX Group is de ecologische voetafdruk: Bij de meeste andere dienstverleners worden de brieven gedrukt en eventueel gefrankeerd op het hoofdkantoor van de onderneming. Van daaruit moeten ze worden vervoerd naar het volgende postkantoor of de volgende brievenbus. IPEX Group maakt deze stap volledig overbodig door het hele proces te digitaliseren: klanten kunnen documenten uploaden naar het digitale platform van IPEX Group, van waaruit ze worden verzameld, afgedrukt, geënveloppeerd en zo nodig gefrankeerd.
Hierdoor is het niet meer nodig om auto’s te sturen om zakelijke post op te halen, wat ook de CO2-uitstoot vermindert en klanten de tijd bespaart die nodig is voor het vervoer. Maar de digitale aanpak van IPEX Group houdt daar niet op, want niet alle zakelijke post hoeft op papier te blijven. Bedrijven kunnen er baat bij hebben hun externe communicatie verder te digitaliseren door meer digitale kanalen te gebruiken. Dit vermindert niet alleen de fysieke leveringswegen, maar vergemakkelijkt ook de tracking en tracing.
Door een meer holistische benadering van de verwerking van bedrijfspost en de algemene documentenstroom bereiden bedrijven zich voor op een optimalisering van hun processen op lange termijn. Dit betekent meestal dat delen van de documentenstroom moeten worden gestroomlijnd, gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Digitale workflows maken volledige traceerbaarheid op documentniveau mogelijk en een algehele efficiëntere manier om zelfs grote hoeveelheden correspondentie te verwerken.
Tegelijkertijd levert het verschuiven van bepaalde vormen van communicatie met klanten naar digitale kanalen, zoals het digitaal verzenden van facturen of het per e-mail versturen van nieuwsbrieven in plaats van het versturen van papieren advertenties, niet alleen een papierbesparing op, maar geeft het klanten ook de indruk dat zij een modern bedrijf zijn en dat zij de ontvanger bereiken via het kanaal van hun voorkeur.
De toekomst van communicatie is digitaal, dus is het van essentieel belang een partner te vinden die bedrijven ook in staat stelt aanvullende digitale kanalen te gebruiken, zoals beveiligde post, handelsplatforms, EDI-omgevingen of e-factureringsoplossingen zoals Mercurius, om ten volle te profiteren van de digitalisering. Het gebruik van digitale communicatiekanalen brengt uiteraard zijn eigen eisen met zich mee, zoals gegevensbescherming. Maar net als bij het frankeren en verzenden van fysieke zakelijke brieven en het beheer van hun documentenstroom: met de juiste partner aan hun zijde, kunnen bedrijven ook dit gemakkelijk beheren.
Bent u op zoek naar een deskundige leverancier van IT-oplossingen voor de verwerking, personalisering en verzending van transactionele en promotionele documenten?
Wij optimaliseren uw documentstromen door papier en digitaal te combineren in een duidelijke multi-channel strategie op maat van uw behoeften. Voor meer details, neem contact met ons op request_sales@ipexgroup.com