Gestion de la poste et du flux de documents : options pour les entreprises
Pour certaines entreprises, la gestion du courrier professionnel sortant peut être coûteuse en temps et en argent. Aujourd’hui, elles disposent de plusieurs alternatives plus économiques pour envoyer leur courrier en Belgique ou à l’étranger – et bénéficient de multiples moyens pour gérer leurs documents.
La communication est essentielle. Non seulement dans les relations personnelles, mais aussi dans le domaine professionnel : Les entreprises publiques ou privées communiquent avec leurs réseaux sur les évolutions récentes des produits et services ou sur les opportunités d’achat. Au-delà du marketing et des relations publiques, la correspondance entre une entreprise et ses clients, quel que soit son contenu,reste vitale. Le type de courrier que les entreprises postales acheminent quotidiennement diffère d’une société à l’autre.
En effet, les prestataires de services envoient généralement davantage de documents transactionnels tels que des relevés de services, des factures, des contrats, des publicités ou tout autre type de correspondance, tandis que lesfournisseurs de produits (en ligne ou non) sont plus susceptibles d’expédier un grand nombre de colis en plus de ces lettres. Le volume du courrier sortant et entrant dépend aussi fortement de la taille de l’entreprise, les grandes sociétés devant gérer un flux de documents beaucoup plus important et complexe que les PME.
Pourquoi il est essentiel de traiter efficacement le courrier professionnel
Ce que toutes ces entreprises ont en commun, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, c’est la nécessité d’une gestion appropriée des documents et d’un moyen efficace de traiter le courrier professionnel entrant et surtout sortant. Dans le meilleur des cas, cela permet aux entreprises de planifier et de suivre l’ensemble des envois et donc d’allouer leurs ressources en conséquence cartout courrier sortant entrainera une réaction de la part du destinataire (un paiement, un appel, une signature,d…).
Si le traitement du courrier professionnel n’est pas réalisable avec les ressources disponibles en interne, l’externalisation de certaines parties du processus, comme l’affranchissement du courrier sortant, est une stratégie pour gagner du temps et réduire les coûts. Selon le prestataire de services, cela peut même faciliter l’innovation de l’ensemble de l’approche.
Business Post Belgique : Quels services sont disponibles localement ?
En Belgique, les entreprises ont trois grandes possibilités pour externaliser le courrier sortant à différents stades de traitement. La première consiste à traiter elles-mêmes la majeure partie du courrier sortant en imprimant des étiquettes d’expédition ou des timbres-poste pré-imprimés. Ils peuvent ensuite déposer le courrier à la poste ou faire enlever les grandes quantités. Cette formule est similaire à l’offre « Collect and Stamp » de bpost destinée aux entreprises et est également disponible auprès de prestataires de services d’affranchissement pour entreprises comme EasyPost.
Cette option convient aux petites entreprises ayant un faible volume de documents transactionnels à affranchir et à expédier quotidiennement. En revanche, dès que le flux postal augmente au-delà d’un point critique, cette approche risque d’impacter plus fortement les dépenses de l’entreprise par des tâche manuelles et répétitives. En externalisant, les entreprises peuvent bénéficier d’économies potentielles. En outre, le traitement du courrier en interne n’offre pas de facilités de gestion documentaire, le suivi des différents envois n’étant qu’optionnel et souvent payant.
Une deuxième option pour les entreprises dont le flux de courrier sortant est plus important est la machine à affranchir.. Les entreprises continuent à affranchir elles-mêmes les lettres, mais l’appareil facilite l’affranchissement des enveloppes en sélectionnant l’affranchissement approprié en fonction du poids, des dimensions et de la destination du courrier. L’envoi de lettres recommandées est également possible bien que le recommandé avec accusé de réception soit plus problématique.
L’appareil offre un système de facturation aisé pour le paiement des frais d’affranchissement. Le fournisseur consolide les frais d’affranchissement sur une base mensuelle dans une facture directe de bpost. Les entreprises peuvent ensuite choisir de déposer les enveloppes timbrées dans un bureau de poste ou les faire enlever par le prestataire de services. Comme dans le cas de la première option, la gestion du flux global de documents et des lettres individuelles reste à charge de l’entreprise.
Ainsi, si la machine à affranchir facilite une partie du processus et le rend plus efficace, elle n’offre pas une approche rationalisée dans son ensemble. Voyons pourquoi.
Gestion du courrier sortant et entrant
La troisième option, la plus complète, est l’externalisation complète de la gestion du flux de documents à un prestataire de services tel qu’ IPEX Group. Cela permet une approche beaucoup plus personnalisée, basée sur les besoins spécifiques de l’entreprise, et peut aller de la gestion des adresses et des documents, à l’impression et au timbrage des lettres et à leur envoi, en passant par le traitement du courrier entrant ou même la collecte des paiements.
Grâce à un guichet unique qui couvre l’ensemble du processus, de la réception des datas, de la gestion des templates des courriers à la génération des documents, jusqu’à l’expédition du courrier, les entreprises peuvent non seulement libérer des ressources internes pour qu’elles se consacrent à d’autres tâches, mais elles ont aussi diverses possibilités d’analyser leurs flux de documents. Elles peuvent ainsi identifier les potentiels d’optimisation, par exemple, les canaux de communication qui ont de la valeur et ceux qui ne donnent pas les résultats escomptés, voire même automatiser ou numériser davantage.
Selon la solution sur mesure choisie, il est également possible de suivre et de localiser des envois ou des documents individuels, notamment en intégrant au système IPEX Group le lien Track & Trace de bpost pour les envois recommandés. Étant donné qu’il s’agit de la solution la plus complète et la plus sophistiquée des trois options dont disposent les entreprises pour expédier une lettre en Belgique et à l’étranger, l’utilisation de ces services convient surtout aux grandes entreprises qui ont des flux de documents complexes et un grand volume de lettres à envoyer quotidiennement ou de manière exceptionnelle.
Tarification des lettres
Avec trois options très différentes pour traiter le courrier professionnel sortant ou même entrant, les prix varient considérablement. Avec de nombreux prestataires de services sur le marché, l’affranchissement par lettre dépend du volume global de documents à expédier – plus il y en a, plus le tarif par unité est bas.
Des entreprises comme IPEX Group sont en mesure d’offrir à leurs clients les meilleurs tarifs postaux, quel que soit le volume : Actuellement, IPEX GROUP facture 0,60 euro pour une lettre standard non prioritaire de 20 grammes maximum. Mais le prix par lettre dépend aussi toujours de ce qui est compris.
Des services tels que le suivi, la personnalisation, la mise sous pli, l’optimisation postale, l’automatisation, le stockage sécurisé ainsi que des options d’analyse et de reconnaissance des données, comme la gestion des adresses et les profils de clients, sont bien plus demandés que le simple affranchissement.
Une gestion plus durable des processus de traitement
Un autre avantage de l’utilisation de solutions complètes comme IPEX Group est son empreinte écologique : Avec la plupart des autres prestataires de services, les lettres sont imprimées et éventuellement affranchies au siège de l’entreprise. De là, elles doivent être transportées jusqu’au prochain bureau de poste ou à la prochaine boîte aux lettres. IPEX Group élimine entièrement cette étape en numérisant l’ensemble du processus : Les clients peuvent télécharger les documents sur la plate-forme numérique d’IPEX Group, d’où ils sont regroupés, imprimés, mis sous enveloppe et affranchis si nécessaire.
Il n’est donc plus nécessaire d’envoyer des voitures chercher le courrier professionnel, ce qui réduit également les émissions de CO2 et permet aux clients d’économiser le temps nécessaire au transport souvent d’un jour supplémentaire au délai d’expédition. Mais l’approche numérique d’IPEX Group ne s’arrête pas là, car il n’est pas nécessaire que tout le courrier professionnel soit sur papier. Les entreprises peuvent tirer profit d’une numérisation encore plus poussée de leurs communications externes en utilisant davantage de canaux numériques. Cela permet non seulement d’alléger les itinéraires de livraison physiques, mais aussi de faciliter le suivi et la traçabilité.
Numérisation des processus
En adoptant une approche plus globale du traitement du courrier commercial et du flux global de documents, les entreprises se préparent à optimiser leurs processus à long terme. Cela signifie généralement la rationalisation, la numérisation et l’automatisation de certaines parties du flux de documents. Les flux de travail numériques permettent une traçabilité complète au niveau des documents et une manière globalement plus efficace de traiter même de gros volumes de correspondance.
Parallèlement, le transfert de certains types de communication avec les clients vers des canaux numériques, comme l’envoi de factures digitales ou l’envoi de bulletins d’information par courrier électronique au lieu de l’envoi de publicités papier, permet non seulement d’économiser du papier, mais donne également aux clients l’image d’une entreprise moderne en atteignant le destinataire via son canal préféré. L’avenir de la communication est numérique, il est donc essentiel de trouver un partenaire qui permette également aux entreprises d’utiliser des canaux numériques supplémentaires tels que le recommandé électronique, les plates-formes commerciales, les environnements EDI ou les solutions de facturation électronique comme Mercurius, afin de profiter pleinement de la numérisation.
Bien entendu, l’utilisation de canaux de communication numériques s’accompagne de ses propres exigences, comme la protection des données. Mais comme pour l’affranchissement et l’envoi de lettres commerciales physiques et la gestion de leur flux de documents : avec le bon partenaire à leurs côtés, les entreprises peuvent aussi gérer cela facilement.
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